Hulp · Stap 1

Indienen & controle — wat we met je werk doen.

Dit is de route die je inzending aflegt vanaf de verificatie tot aan de wachtrij voor beoordeling. We beschrijven elke stap in volgorde, zodat je precies weet waar je bent.

1. Je e-mail verifiëren

Op de verificatiepagina vul je naam, e-mailadres en land in. We sturen een eenmalige link naar dat adres. Klik je die aan, dan staat je deelnemer-record op geverifieerd — pas dan kun je uploaden.

De link verloopt na een vast venster; vraag een nieuwe aan als hij verlopen is.
Elke link is eenmalig bruikbaar.
Verificatie is beveiligd tegen bots met Cloudflare Turnstile.

2. Het indienformulier invullen

Je geeft op:

Titel (max 160 tekens).
Categorie: Visuele kunst, Video, Tekst, of Concepten / gemengde media.
Portfolio-URL (optioneel).
Beschrijving (minimaal 30 tekens — waar het werk over gaat).
AI-melding: heb je AI gebruikt? Zo ja, beschrijf welke vrije creatieve keuzes jij hebt gemaakt — dat is het bewijs (in de zin van het auteursrecht) dat het werk van jou is.

3. Bestanden uploaden

Je uploadt één hoofdbestand en eventueel één ondersteunend bestand.

Hoofdbestand: JPG, PNG, WEBP, AVIF, PDF of MP4.
Ondersteunend bestand: JPG, PNG, WEBP of PDF.
Bestanden worden opgeslagen onder een gegenereerde naam; de originele naam bewaren we voor referentie.
We berekenen van elk bestand een SHA-256 vingerafdruk en mailen die terug als bewijs van indiening.

4. De vier verklaringen ondertekenen

Voor je indient vink je aan:

Je bent eigenaar van het werk of beschikt over de rechten om het in te dienen.
Je bent de auteur en de vrije creatieve keuzes zijn van jou — niet uitsluitend van een AI.
Je accepteert de wedstrijdvoorwaarden en weet dat we beoordelen voor publicatie.
Het werk bevat geen verboden, onveilig of onrechtmatig materiaal.

Alle vier zijn verplicht. Indienen geldt als een ondertekende verklaring op deze punten.

5. Korte veiligheidscheck

Tussen het moment dat je op uploaden klikt en de bevestiging in je inbox, gaat je bestand door een korte veiligheidscheck — we zoeken naar virussen en andere schadelijke code, zodat onze beoordelaars en de galerij niets kwetsbaars binnenkrijgen. Het duurt doorgaans een paar seconden en je ziet er op je scherm niets bijzonders van.

Gaat er iets mis, dan toont het formulier een duidelijke melding en wordt je werk niet opgeslagen. In de praktijk is dat zeldzaam en komt het meestal door een vreemde export uit je programma — opnieuw opslaan vanuit het oorspronkelijke programma lost het bijna altijd op. Blijft het haperen, mail dan prize@conveneo.eu en we helpen je.

6. Bevestigingsmail

Zodra je inzending in de wachtrij staat, sturen we een bevestiging met:

Een uniek referentienummer (je submission code).
De titel die je hebt ingevuld.
Originele bestandsnaam/-namen en hun SHA-256 vingerafdrukken.

Bewaar deze mail. De SHA-256 vingerafdruk is een digitale handtekening van het exacte bestand dat we hebben ontvangen — een soort niet-vervalsbare bon. Je hoeft er niets mee te doen; bewaar de mail tot na de prijsuitreiking.

7. Status na indienen

Intern doorloopt je inzending deze statussen:

EMAIL_PENDING → VERIFIED — zodra je e-mail bevestigd is.
DRAFT → SUBMITTED — zodra je op indienen klikt.
PENDING_REVIEW — in de wachtrij voor een Conveneo-moderator.
APPROVED, REJECTED, FLAGGED of NEEDS_FOLLOW_UP — de uitkomst (zie hoe beslissingen worden genomen).

Onthoud er twee: submitted betekent dat we het hebben, decision betekent dat iemand er echt naar heeft gekeken.

Volgende: hoe beslissingen worden genomen Terug naar overzicht