Privacyverklaring

1. Wie verantwoordelijk is

Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven is:

• Assistance Centre Amsterdam B.V., handelend onder de naam Conveneo
• Weijinksweg 3, 7558 PL Hengelo (Ov.), Nederland
• KvK-nummer: 34287475
• Telefoon: +31 (0)20 75 55 411
• E-mail: egbert.vandecoevering@conveneo.eu

Wij hebben geen wettelijk verplichte functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. Privacyvragen worden rechtstreeks door onze directie behandeld, via het bovenstaande e-mailadres.

2. Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken — dus waar wij bepalen waarom en hoe de gegevens worden gebruikt:

• bezoekers van conveneo.eu, inclusief onze Insights-artikelen en de pagina's van de Human After All Prize;
• mensen die contact met ons opnemen via een formulier, per e-mail of telefonisch;
• potentiële opdrachtgevers die een voorstel aanvragen of een team samenstellen;
• kandidaten en sollicitanten.

Zij gaat niet over de persoonsgegevens die wij in opdracht van onze opdrachtgevers verwerken wanneer wij klantcontact, helpdesk, back-office of boekhouding voor hen uitvoeren. Daar is onze opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker — zie paragraaf 10.

3. Wat wij verwerken en waarom

3.1 Bezoek aan de website

conveneo.eu is een statische website die via een content delivery network wordt uitgeleverd. Om een pagina te kunnen tonen en de site beschikbaar en veilig te houden, verwerkt onze hosting- en CDN-leverancier technische gegevens in serverlogs: uw IP-adres, de opgevraagde URL, datum en tijd, de HTTP-status, de verwijzende pagina en het type browser en besturingssysteem.

Wij gebruiken geen analysesoftware, advertentiepixels, heatmaps, bezoekersprofilering of tracking over websites heen, in welke vorm dan ook. Wij bouwen geen profielen van onze bezoekers op en wij verkopen of verhuren persoonsgegevens aan niemand.

Doel	Grondslag
De website uitleveren, storingen oplossen en beschermen tegen misbruik en aanvallen	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — een veilige, werkende website

3.2 Contactformulier en team-configurator

Het contactformulier op onze homepage vraagt om uw naam, zakelijke e-mailadres en uw bericht. De configurator Build Your Team legt daarnaast vast welk team u samenstelt — zoals rollen, talen, teamgrootte en tijdlijn — samen met uw naam, bedrijf, e-mailadres en, optioneel, uw telefoonnummer.

Wij gebruiken dit om uw vraag te beantwoorden, een voorstel op te stellen en, als het daartoe komt, de samenwerking in te richten. Inzendingen bereiken ons per e-mail via een formulierdienst van een derde partij (zie paragraaf 5).

Doel	Grondslag
Uw vraag beantwoorden, een voorstel opstellen, precontractueel contact	Uitvoering van of voorbereidende stappen voor een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
Algemene zakelijke correspondentie en opvolging bij potentiële opdrachtgevers	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — het voeren van onze onderneming

Het invullen van deze formulieren is vrijwillig, maar zonder naam, e-mailadres en een omschrijving van uw vraag kunnen wij u niet helpen.

3.3 E-mail, telefoon en LinkedIn

Als u ons mailt of belt, of ons via LinkedIn benadert, verwerken wij de contactgegevens en de inhoud die u verstrekt, zodat wij kunnen antwoorden en vastleggen wat er is besproken. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het behandelen van zakelijke correspondentie, of de voorbereiding van een overeenkomst wanneer uw bericht over een mogelijke samenwerking gaat.

3.4 Sollicitaties

Als u bij Conveneo solliciteert, verwerken wij de gegevens die u ons stuurt: uw naam, contactgegevens, cv, motivatie, werkervaring, opleiding, talenkennis, referenties die u zelf opgeeft, en de aantekeningen die wij tijdens de procedure maken. Wij gebruiken dit om uw sollicitatie te beoordelen en met u te communiceren.

Doel	Grondslag
Uw geschiktheid beoordelen en de sollicitatieprocedure doorlopen	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — het vervullen van onze vacatures — en de stappen die tot een arbeidsovereenkomst leiden
Uw gegevens na afloop van de procedure in portefeuille houden	Uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die u altijd kunt intrekken

Stuur ons in uw sollicitatie geen bijzondere categorieën persoonsgegevens — zoals gegevens over uw gezondheid, religie of etniciteit. Wij vragen er niet om en hebben ze niet nodig. Waar een functie een screening vereist die de wet toestaat, zoals een verklaring omtrent het gedrag (VOG) of een referentiecheck, gebeurt dat alleen met uw medeweten.

3.5 Insights en de Human After All Prize

Onze Insights-artikelen zijn eenvoudige statische pagina's: lezen vereist geen account en zet geen tracking. Als een campagne of een inzendingsprocedure om uw gegevens vraagt, wordt u op dat moment verteld welke gegevens worden verzameld, door wie en met welk doel.

4. Cookies en local storage

De site gebruikt wél één functioneel stukje browseropslag:

Naam	Soort	Doel	Levensduur
conveneo_lang	Local storage (functioneel)	Onthoudt de interfacetaal die u hebt gekozen (EN, DE, FR, ES of NL)	Tot u uw browseropslag wist

Deze waarde blijft in uw eigen browser, bevat niets anders dan een taalcode van twee letters en wordt nooit naar ons of naar een derde partij verzonden. Omdat zij uitsluitend bestaat om een voorkeur uit te voeren die u zelf hebt opgegeven, is daarvoor geen toestemming vereist.

Onze hosting- en CDN-leverancier kan een strikt technische cookie of token gebruiken voor load balancing en bescherming tegen misbruik. Zulke cookies zijn noodzakelijk om de site uit te leveren en worden niet gebruikt om u over websites heen te herkennen.

5. Derden die wij inschakelen

Wij houden onze keten bewust kort. Voor de website zijn dit de partijen die namens ons persoonsgegevens kunnen verwerken, of die ze ontvangen als gevolg van de manier waarop het web werkt:

Partij	Rol	Wat zij zien
Bunny.net (BunnyWay d.o.o., Slovenië — EU)	Hosting en content delivery network	Uw IP-adres en technische verzoekgegevens, in serverlogs
Web3Forms	Levert formulierinzendingen af in onze mailbox	De inhoud van de contact- en voorstelformulieren die u verzendt
Google (Google Fonts)	Levert de lettertypen van deze site	Uw IP-adres en browsergegevens op het moment dat de fontbestanden worden opgevraagd
Onze e-mail- en kantoorleverancier	Mailboxen, agenda's en documentopslag	De correspondentie die u met ons hebt

Waar deze partijen persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, hebben wij met hen een verwerkersovereenkomst gesloten zoals artikel 28 AVG voorschrijft. Wij verstrekken gegevens ook wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn — bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, accountants of opsporingsinstanties op grond van een rechtsgeldig verzoek.

6. Doorgifte buiten de EER

Wij geven de voorkeur aan Europese leveranciers, en onze hosting en content delivery staan binnen de EU. Toch kunnen sommige van de hierboven genoemde diensten gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, of daarbij medewerkers inzetten die dat doen. Waar dat gebeurt, is de doorgifte gedekt door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met extra technische en organisatorische waarborgen. U kunt ons vragen welk mechanisme voor een specifieke leverancier geldt.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Gegevens	Bewaartermijn
Server- en CDN-logs	Alleen kortdurend, in de regel niet langer dan 30 dagen, tenzij langer nodig om een specifiek beveiligingsincident te onderzoeken
Formulierinzendingen en algemene correspondentie	Tot 24 maanden na ons laatste contact
Voorstel- en teamconfiguratieaanvragen die niet tot een opdracht leiden	Tot 24 maanden na de aanvraag
Opdrachtgeverscontracten en de administratie daarrond	7 jaar na het einde van het boekjaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft
Sollicitatiegegevens van kandidaten die wij niet aannemen	Tot 4 weken na afloop van de procedure; tot 1 jaar met uw toestemming
De taalvoorkeur in uw browser	Tot u die zelf wist

8. Hoe wij gegevens beveiligen

Beveiliging zit in hoe wij zijn opgebouwd, niet erachteraan geplakt. Onder andere:

• wij leveren de hele website uit over HTTPS/TLS, zodat het verkeer tussen u en ons versleuteld is;
• wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot de mensen die deze voor hun werk nodig hebben, onder geheimhoudingsplicht;
• wij gebruiken multifactorauthenticatie en rolgebaseerde toegang op onze bedrijfssystemen;
• wij passen privacy by design en by default toe en houden de hoeveelheid gegevens die wij verzamelen minimaal;
• wij werken volgens erkende standaarden voor informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement en toetsen onze maatregelen periodiek.

Treedt er een datalek op dat waarschijnlijk een risico oplevert, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen wanneer de wet dat vereist. Denkt u een kwetsbaarheid in onze website of systemen te hebben gevonden? Meld het ons via egbert.vandecoevering@conveneo.eu en geef ons een redelijke gelegenheid om het te verhelpen voordat u het openbaar maakt.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG hebt u het recht op:

• inzage — vragen of wij gegevens over u verwerken en daarvan een kopie ontvangen;
• rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;
• verwijdering — uw gegevens laten wissen wanneer wij geen grond meer hebben om ze te bewaren;
• beperking — ons vragen de verwerking te pauzeren terwijl een geschil wordt opgelost;
• bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• dataportabiliteit — de gegevens die u ons hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat;
• intrekking van toestemming — op elk moment, waar de verwerking op uw toestemming rust. Intrekking raakt niet aan verwerking die al heeft plaatsgevonden.

Stuur uw verzoek naar egbert.vandecoevering@conveneo.eu. Wij reageren binnen één maand; is uw verzoek complex, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij u dat weten. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen — wij vragen liever door dan dat wij uw gegevens aan de verkeerde persoon geven. Het uitoefenen van deze rechten is gratis.

10. Wanneer wij voor een opdrachtgever werken

Wanneer Conveneo klantgesprekken, helpdesktickets, back-officewerk of boekhouding voor een opdrachtgever uitvoert, verwerken wij persoonsgegevens van de klanten en medewerkers van die opdrachtgever. In die rol zijn wij verwerker: de opdrachtgever bepaalt waarom en hoe de gegevens worden gebruikt, en wij handelen uitsluitend op zijn gedocumenteerde instructies, onder een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft.

Bent u klant van een van onze opdrachtgevers en wilt u uw rechten op die gegevens uitoefenen, neem dan contact op met die organisatie — zij is verwerkingsverantwoordelijke en haar privacyverklaring geldt. Benadert u ons direct, dan sturen wij uw verzoek door naar de betreffende opdrachtgever en laten wij u weten dat wij dat hebben gedaan, maar wij kunnen er niet zelf over beslissen.

11. AI en geautomatiseerde besluiten

AI-agents zijn onderdeel van hoe wij onze dienstverlening leveren: zij handelen routinegesprekken af en maken werk voor, zodat onze specialisten zich kunnen richten op de zaken die menselijk oordeel vragen. Daaruit volgen twee toezeggingen.

Ten eerste onderwerpen wij u in onze eigen relatie met u niet aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen in de zin van artikel 22 AVG. Besluiten over sollicitaties, voorstellen en opdrachten worden door mensen genomen. Waar een AI-systeem de dienstverlening voor een opdrachtgever ondersteunt, blijft een mens verantwoordelijk voor de uitkomst en kan een gesprek altijd naar een mens worden opgeschaald.

Ten tweede gebruiken wij de persoonsgegevens van websitebezoekers, potentiële opdrachtgevers of sollicitanten niet om onze eigen AI-modellen of die van derden te trainen.

12. Kinderen

Onze website en diensten zijn gericht op organisaties en professionals, niet op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar. Denkt u dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op; wij verwijderen deze dan.

13. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, onze systemen of de wet verandert. Het versienummer en de datum bovenaan deze pagina geven altijd aan welke versie geldt. Wezenlijke wijzigingen kondigen wij op deze pagina aan voordat zij ingaan. Wij raden u aan deze pagina te bekijken wanneer u ons persoonsgegevens verstrekt.